ビジネスアプリの帝王_表計算営業利用を考える_2

前回は表計算ソフトの営業現場での利用方法での弊害について説明しました。
今回も引き続きその弊害と原因について説明します
 
特性を考えずに利用されている
 IT部署以外でも作成できるマクロの問題あります。

先に説明したマクロの件もその一つですどのセルにどのような値を入れると、どのような表が作られるかが営業チームで主に内製されているために、一旦作成されると所定の項目以外を入力することができない、また修正するにあたっては元の組み方を調査しないといけないなど非常に繊細な仕組みで運用されているケースがあります。

そんなファイルの作成者に限って引き継ぎせずに退職したりします、、、、

これらの問題の根本的な原因は表計算ソフトの特性を考えず、利用されていることにあります。
“とりあえず”はなぜ悪いのでしょうか?

表計算ソフトの役割から考える
実際表計算ソフトに入力するもので大半のものはデータの入力、収集、集計、体裁を整えるといった加工が必要です。
表を見渡して1人ですべての作業を完結して行うには優れたツールなのですが、例えば営業チームの今月完了商談の一覧表を作成する場合における、
担当者が作成したデータをとりまとめる必要があるものはスムーズに作業出来ていますか?
誰かがデータを間違えてたり、異なるデータ形式で入力しいたり、そもそもメールでデータを送り忘れてたりで、
とりまとめに苦労する運用になってしまうことが多いのが実情です。
(細かい話をすると同時に編集が可能なやりかたもありますが運用は難しいです)
今や、インターネットを利用してデータをどこからでも「入力・収集」し、「共有」して利用、「コラボレーション」によって効果を出すことが可能です。
しかもこれらはある程度「半自動」でできることも多くなっています。
なんでも、“とりあえず”表計算ソフトで作業するというのではなく、以前と違った切り口でデータ利用すべきと考えいく必要があります。
営業ならではのデータ補正に関する注意点
また営業が作成するドキュメントでは売上予測に関しての商談一覧リストがありますが、表計算ソフトで管理する場合は特に注意が必要です。
一覧リストの良い所は全体を見れるところであることは言うまでもありませんが、全体が見えてしまうがゆえの欠点があります。
それは、営業が「全体を見渡して、数字なり情報を調整してしまうこと」です。
本来なら1つの商談は1つの商談の中の事実を元に次のアクションを考えるべきですが一覧表にすると
・営業個人のリソースをベースにできること、できないことを想定してしまい
・金額や契約予定日を調整してしまうこと
が結構な頻度で発生してしまいます。
完全に個人任せで目標を達成するという方針なら仕方ないですが、ほとんどの企業は“会社として“目標を達成する上では社内のリソースをうまく組み合わせて達成したいというのが本望ではないでしょうか?
 
個人のリソースだけをベースに組み立てて調整することがチャンスロスの原因でなってる場合もあります。
これまで営業の現場では主役のツールでしたが、表計算ソフトは向き不向きがあります。
“チャンスロス“の観点で表計算が営業ツールとして自社データを利用する上で、“いつも”ベストかどうかを考えなおしてみてはいかがでしょうか?

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